企業中檔案管理工作質量與效率對企業發展來說非常重要,因此,需要不斷加強檔案管理水平,結合先進的科學技術,利用信息技術、網絡技術所建立的檔案電子數字化管理系統,實現檔案管理智能化、專業化、法律化,完全彌補了傳統檔案管理中的不足,并且起到了優化檔案管理模式、提高管理質量、降低檔案管理工作量、節約部分人力、物力、財力等作用。

1、 數據庫存儲：與一般的系統不一樣，數字文檔都存在數據庫，在電腦目錄上是不可查看的。

2、 批量處理能力：可批量新建、錄入、對應上傳，并支持紙質檔案從掃描、錄入、上傳的一體化處理。

3、 流程化歸檔：電子案卷亦可發起流程，實現協同化歸檔。

4、 存放位置：可以兼顧實體檔案和數字化檔案的統一管理，記錄檔案存放位置。

5、 細粒化的權限管理：可對具體的分類或案卷授權，并可與密級交叉，適應各種細粒化權限配置需要。

6、 防擴散處理：PDF、圖片這類不能修改的文件格式都應該由專業的閱讀器管理，權限控制在系統中，不像使用第三方軟件可以隨意另存、下載。同時，打開的時候還可以設置屏幕水印，防止惡意的拍照或截屏擴散。

7、 借閱與歸還：借閱與歸還可以準確把握檔案的出入口管理，并提供可全面且能夠自定義范圍的檔案利用統計功能。

8、 綜合統計：可查看整體、按檔案分類、按年度分布、按保存期限、按密級分布、檔案電子化情況統計的庫存檔案情況。